Tu primera importación, sin sorpresas

La idea en un minuto

Antes de pagar el primer pedido hay que resolver tres cosas: estar registrado ante la aduana, saber con qué código se clasifica la mercancía y conocer cuánto costará puesta en tu almacén. Con eso claro, el transporte, los documentos y el despacho se ordenan solos.

Esta guía trata las compras a países de fuera de la Unión. Si compras a otro país de la Unión, la mercancía no pasa por un despacho de importación: lo explica la guía de importar y exportar desde España.

Tu empresa, preparada

El registro ante la aduana

Todo operador económico establecido en la Unión se registra ante la aduana del lugar donde está establecido. El número que resulta se conoce como EORI. Comprueba si ya lo tienes antes del primer envío: sin él no se puede declarar.

Art. 9 CAU

Quién va a declarar

Puedes declarar tú o nombrar a un representante. La forma de representación decide quién es el declarante y quién responde del pago:

Arts. 5.15, 18.1, 19.1 y 77.3 CAU

Para hacer trámites en la sede electrónica de la Agencia Tributaria necesitas un medio de identificación electrónica, como un certificado de representante de la empresa.

Art. 15.2 CAU

Las diez fases

Del primer contacto con el proveedor al archivo del expediente. Las tres primeras se hacen antes de comprometerte con el pedido.

2. 1

   Elegir y comprobar al proveedor

   Quién

   Tú.

   Cuándo

   Antes de hablar de precios.

   Pide referencias, la ficha técnica del producto y una factura proforma con todos los datos: descripción precisa, cantidades, precio, condiciones de entrega y de pago. Una descripción vaga en la factura complica después la clasificación y el despacho.

3. 2

   Clasificar la mercancía antes de negociar

   Quién

   Tú o tu representante aduanero.

   Cuándo

   Antes de cerrar el precio.

   Del código de la mercancía dependen el arancel, las licencias, los certificados y las medidas que se aplican, como un antidumping. Si no lo conoces antes de comprar, no sabes lo que te va a costar. El TARIC, de 10 dígitos, es el nivel de las importaciones y recoge esas medidas.

   Si la operación se va a repetir o dudas entre dos códigos, puedes pedir una información arancelaria vinculante (IAV). La aduana tiene 30 días para aceptar la solicitud y, como regla, 120 días para decidir. Vale 3 años y vincula a todas las aduanas de la Unión.

   Arts. 22, 33 y 56 CAU; Reglamento (CEE) 2658/87

4. 3

   Comprobar los requisitos del producto

   Quién

   Tú, con tu representante.

   Cuándo

   Antes de firmar.

   El TARIC muestra también las prohibiciones, licencias y certificados que exige cada código. Algunos productos deben pasar además controles de otras autoridades, como los sanitarios o veterinarios. La aduana los coordina, pero los certificados los tienes que tener tú antes de que llegue la mercancía.

   Para saber qué controles puede hacer la aduana, consulta el tema de controles aduaneros.

   Arts. 47 y 56.2 CAU

5. 4

   Cerrar el contrato con un Incoterm y un lugar

   Quién

   Tú y el proveedor.

   Cuándo

   Al firmar el pedido.

   El contrato debe decir el precio, el Incoterm con su lugar y su versión (por ejemplo, FOB Ningbo Incoterms 2020), los plazos, la forma de pago y los documentos que entrega el proveedor. El Incoterm reparte costes y riesgos, y también decide qué gastos de transporte hay que sumar al precio para calcular el valor en aduana.

   Tienes una guía de cada término en Incoterms 2020.

   Arts. 71.1 e) y 72 a) CAU

6. 5

   Contratar el transporte y el seguro

   Quién

   Tú o tu transitario, según el Incoterm.

   Cuándo

   Antes del embarque.

   Pide al transitario una oferta desglosada: gastos en origen, flete, gastos en destino, despacho, días libres de almacenaje y qué no incluye. Comparar ofertas sin desglose lleva a sorpresas en destino.

7. 6

   Embarque y aviso a la aduana

   Quién

   El transportista.

   Cuándo

   Antes de que la mercancía entre en la Unión.

   Toda mercancía que va a entrar en la Unión se anuncia con una declaración sumaria de entrada, que sirve para el análisis de riesgos de seguridad. La presenta el transportista, que necesita una descripción precisa de la mercancía: facilítasela.

   Arts. 127 y 128 CAU

8. 7

   Llegada y depósito temporal

   Quién

   El titular del almacén de depósito temporal.

   Cuándo

   Hasta 90 días.

   Al llegar, la mercancía se presenta en aduana y queda en depósito temporal hasta que se declara. Hay 90 días para darle un régimen o reexportarla, pero el almacenaje suele cobrarse desde que llega: cuanto antes tengas los documentos, menos pagas.

   Arts. 144 a 149 CAU

9. 8

   La declaración y el control

   Quién

   Tú o tu representante.

   Cuándo

   En cuanto la mercancía se presenta, o antes.

   La declaración de despacho a libre práctica pide el régimen para vender o usar la mercancía en la Unión. Los documentos justificativos deben estar en tu poder y a disposición de la aduana. En España el resultado del análisis de riesgos se conoce como circuito: verde, naranja o rojo. Los dos últimos suponen revisar documentos o reconocer la mercancía.

   Arts. 46, 163, 188 y 201 CAU

10. 9

    Pago de los tributos y levante

    Quién

    El deudor: el declarante y, en representación indirecta, también tú.

    Cuándo

    Como máximo, 10 días desde la notificación de la deuda.

    La deuda aduanera nace al admitirse la declaración. El levante, que es el permiso para retirar la mercancía, queda supeditado al pago o a una garantía. El IVA de la importación se liquida con el despacho, salvo que estés acogido a lo que en el sector se llama IVA diferido.

    Arts. 77, 108.1 y 195 CAU; art. 167.Dos LIVA

11. 10

    Después: revisar y archivar

    Quién

    Tú.

    Cuándo

    Al menos 3 años, y en España conviene 4.

    Revisa la mercancía y la liquidación. La documentación del despacho se guarda al menos 3 años desde el final del año de la declaración. En España conviene llegar a 4, el plazo de prescripción del IVA y demás tributos interiores. Si detectas un error, puedes pedir la rectificación de la declaración durante 3 años.

    Qué vía corresponde a cada error lo explica la guía de errores en la declaración.

    Arts. 51 y 173 CAU; art. 66 LGT

Cuánto te va a costar

El coste real no es el precio del proveedor. Se calcula en dos pasos: primero el valor en aduana, que es la base del arancel, y después la base del IVA, que llega hasta tu almacén. Un ejemplo con cifras inventadas: compras 1.000 auriculares FOB Shanghái a 10 € la unidad.

El flete y el seguro hasta el puerto de entrada en la Unión forman parte del valor en aduana. La descarga y el transporte desde el puerto hasta tu almacén no, pero sí entran en la base del IVA, porque llegan hasta el primer lugar de destino.

Arts. 70, 71.1 e) y 72 a) CAU; art. 83.Uno LIVA

El producto de 10 € te cuesta unos 12,03 € puesto en tu almacén, un 20 % más, y a eso hay que sumar los honorarios del despacho y los demás servicios que te facturen. El IVA lo recuperas al deducirlo, pero antes tienes que adelantarlo.

Para tus propios números, usa la calculadora de valor en aduana y tributos de importación. Más casos en la guía de valor en aduana con ejemplos.

Los documentos

No siempre se entregan a la aduana, pero deben estar en poder del declarante y a su disposición en el momento de declarar.

Art. 163 CAU

El origen: ¿puedes pagar menos arancel?

El origen es la nacionalidad económica de la mercancía: dónde se obtuvo o se transformó de forma sustancial. No es el país desde el que se envía. Un producto chino enviado desde un almacén de otro país sigue siendo de origen chino.

Si la Unión tiene un acuerdo preferencial con el país de origen, el arancel puede ser reducido o nulo. Para aplicarlo hace falta la prueba de origen que pide ese acuerdo. Con Turquía, el certificado A.TR acredita la libre circulación de los productos industriales en la unión aduanera, no su origen.

Arts. 59, 60 y 64 CAU

Más detalle en el tema de origen de las mercancías.

El IVA y tu tesorería

La importación paga IVA sobre el valor en aduana, el arancel y los gastos hasta el primer lugar de destino. El tipo general es el 21 %, con tipos reducidos del 10 % y del 4 % para los bienes que la ley enumera.

Si tu actividad da derecho a deducir, recuperas ese IVA en tu declaración. Con el sistema que en el sector se llama IVA diferido, la cuota se incluye en la declaración-liquidación del período en que recibes la liquidación de la aduana, en lugar de pagarla en el despacho. Exige cumplir los requisitos del reglamento del impuesto: consúltalo con tu asesor.

Arts. 83.Uno, 90, 91, 92 y 167.Dos LIVA

Doce errores que se repiten

1. Comprar sin conocer el código de la mercancía ni las medidas que tiene en el TARIC.
2. Firmar un Incoterm sin lugar, o elegir uno que no sabes gestionar.
3. Aceptar una factura con descripciones genéricas o un valor que no cuadra con lo que pagas.
4. No comprobar los certificados y requisitos que exige el producto.
5. No tener a tiempo el registro ante la aduana o el poder del representante.
6. Pedir un arancel preferencial sin una prueba de origen válida.
7. Olvidar sumar al valor los moldes o diseños que aportas al proveedor.
8. Declarar como muestras sin valor mercancía que sí lo tiene.
9. Dejar que la mercancía acumule días de almacenaje en destino por falta de documentos.
10. No prever el dinero que hay que adelantar para el IVA.
11. Confundir el origen de la mercancía con el país desde el que se envía.
12. No guardar la documentación del despacho.

Lista de comprobación

Para repasar antes, durante y después del envío.

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Dudas frecuentes

Textos oficiales

Las explicaciones de esta guía resumen la norma con palabras propias. El texto que tiene validez jurídica es el oficial:

• Reglamento (UE) n.º 952/2013, Código Aduanero de la Unión (EUR-Lex)
• Ley 37/1992, del Impuesto sobre el Valor Añadido (BOE)
• Ley 58/2003, General Tributaria (BOE)